PROCEDURA

DOKONYWANIA WEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW

w spółce Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie

z dnia 18 września 2024 roku

 

§ 1.

PREAMBUŁA

1. W wykonaniu zobowiązania wynikającego z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (dalej jako: „Ustawa”), ustanawia się w spółce Przedsiębiorstwo Hotelarsko-Turystyczne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej jako: „Spółka”) Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (dalej jako: „Procedura”).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Spółce i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Celem nadrzędnym Procedury jest wzmocnienie ochrony osób fizycznych, które zdecydują się na zgłoszenie bądź ujawnienie nieprawidłowości lub potencjalnych naruszeń prawa, w szczególności poprzez określenie:

1. naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu w oparciu o przepisy Procedury;
2. podmiotu upoważnionego przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
3. sposów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę;
4. podmiotu upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
5. trybu i zakresu działań podejmowanych przez Spółkę wobec sygnalisty;
6. trybu podejmowania działań następczych;
7. informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych;
8. zasad ochrony Sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

4. Postanowienia niniejszej Procedury nie naruszają ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, zwłaszcza w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.
5. Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce.
6. Każda z osób świadczących pracę w Spółce zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz do jej przestrzegania.
7. Pojęcia użyte w niniejszej Procedurze, wymienione w art. 2 Ustawy, mają znaczenie nadane im w Ustawie.

 

§ 2.

ZAKRES PODMIOTOWY OCHRONY SYGNALISTÓW

1. Osoba zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informacje o naruszeniach prawa (dalej jako: „Sygnalista”) podlega ochronie.
2. Sygnalistą jest każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik Spółki, w tym pracownik tymczasowy;
2. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3. osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, współpracująca ze Spółką na podstawie umowy o współpracy;
4. prokurent Spółki;
5. wspólnik Spółki;
6. członek Rady Nadzorczej Spółki;
7. członek Zarządu Spółki;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant.

3. Postanowienia niniejszej Procedury stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz lub już po ich ustaniu.
4. Z ochrony przed działaniami odwetowymi korzystają także:

1. osoby pomagające Sygnaliście dokonać zgłoszenia;
2. inne osoby powiązane z Sygnalistą, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub krewni Sygnalisty;
3. osoby fizyczne, dla których Sygnalista pracuje lub które są w inny sposób z nim powiązane w kontekście związanym z pracą.

5. Sygnalista podlega ochronie określonej w postanowieniach niniejszej Procedury od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
6. Działania podejmowane w zakresie ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszeń obejmują w szczególności:

1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, zgodnych ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury;
3. ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dyscyplinarnymi.
4. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego

7. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego dokonywania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią Ustawy, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
8. W przypadku ustalenia, w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla sygnalistów.
9. Potwierdzenie zastosowania względem Sygnalisty działań odwetowych w związku z dokonanym zgłoszeniem stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

§ 3.

ZAKRES PRZEDMIOTOWY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji
2. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
3. ochrony środowiska;
4. bezpieczeństwa żywności i pasz;
5. zdrowia publicznego;
6. ochrony konsumentów;
7. ochrony prywatności i danych osobowych;
8. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
9. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
10. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach Spółki z organami władzy publicznej.

2. Przepisów niniejszej Procedury nie stosuje się w przypadku, gdy:

1. zgłoszenie wewnętrzne nie zostało dokonane w kontekście związanym z pracą;
2. Sygnalista działał w złej wierze;
3. informacja o naruszeniu prawa nie dotyczy interesu publicznego lub szerszego grona osób lub gdy dotyczy wyłącznie interesu lub praw Sygnalisty;
4. zgłoszenie zostało dokonane przez sprawcę naruszenia prawa, który w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

 

§ 4.

SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszenia naruszenia prawa można dokonywać:

1. pisemnie, na formularzu zgłoszenia stanowiącym Załącznik nr 1 do Procedury, na adres siedziby Spółki, z adnotacją: „Do rąk własnych osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych„ (skorzystanie z formularza nie jest obowiązkowe);
2. ustnie podczas rozmowy telefonicznej z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń;
3. ustnie podczas spotkania bezpośredniego z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń – na wniosek Sygnalisty, w terminie 14 dni od zgłoszenia wniosku;
4. elektronicznie na adres e-mail : sygnalisci@pht.pl .

2. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.
3. Zgłoszenie ustne dokonane podczas spotkania bezpośredniego może być, za zgodą Sygnalisty, dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.
4. W przypadku sporządzenia protokołu, o którym mowa w pkt 2 oraz 3 powyżej, Sygnaliście przysługuje prawo sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
5. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1. dane osobowe Sygnalisty, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
2. datę dokonania zgłoszenia;
3. dane osobowe osoby, której zgłoszenie dotyczy, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4. opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz daty ich wystąpienia;
5. wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
6. wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
7. wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
8. wskazanie osób, z którymi Sygnalista kontaktował się w danej sprawie;
9. informację, czy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
10. inne okoliczności istotne dla sprawy.

6. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia przez Spółkę zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba że nie wskazał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
7. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane w oparciu o postanowienia niniejszej Procedury.

 

§ 5.

OSOBA UPOWAŻNIONA DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Pani Małgorzata Żaboklicka, stanowisko: Specjalista ds. kadr i szkolenia, e-mail: kadry@pht.pl , tel.: (22)2016390. W zastępstwie osoby wskazanej w zdaniu poprzednim obowiązki związane z przyjmowaniem zgłoszeń wykonuje Pani Agnieszka Lewandowska, stanowisko: Koordynator Biura Zarządu, e-mail: a.lewandowska@pht.pl , tel.: 501391161.
2. Osoba upoważniona wykonuje czynności na podstawie upoważnienia udzielonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.
3. Zmiana osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych wymaga uchwały Zarządu Spółki oraz ogłoszenia w sposób przyjęty w Spółce.
4. Do obowiązków osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych należy w szczególności:

1. przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
2. wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;
3. wzywanie Sygnalisty do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania;
4. zapoznanie Sygnalisty naruszenie z Klauzulą Informacyjną, stanowiącą Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów;
5. utrzymywanie stałego kontaktu z Sygnalistą oraz udzielanie jej informacji o podjętych działaniach następczych;
6. prowadzenie Rejestru, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo.

5. Osoba upoważniona jest obowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała tę pracę.

 

§ 6.

REJESTRACJA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszenie dokonane w oparciu o postanowienia Procedury podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych (dalej jako: „Rejestr”).
2. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości Sygnalisty oraz osób związanych z daną sprawą, w formie elektronicznej.
3. Rejestr prowadzony jest zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
4. Rejestr zawiera:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu Sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

5. Dostęp do Rejestru przysługuje wyłącznie:

1. członkom Zarządu Spółki;
2. pracownikom posiadającym pisemne upoważnienie Zarządu Spółki;
3. innym zobowiązanym do zachowania poufności pracownikom służbowo zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania sprawy z zakresu naruszeń –wyłącznie w zakresie spraw, w których brali udział (dostęp do wyciągu z rejestru), bez danych osobowych (dane osobowe udostępniane są tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Zarządu Spółki);
4. organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia.

 

§ 7.

ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego osoba upoważniona dokonuje rejestracji zgłoszenia i przekazuje zgłoszenie do Zarządu Spółki.
2. Zarządu Spółki wyznacza Komisję ds. Rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego (dalej jako: „Komisja”). W skład Komisji wchodzi osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz co najmniej jedna osoba wskazana przez Zarząd Spółki. Członkowie Komisji prowadzą postępowanie na podstawie udzielonych upoważnień, zgodnych ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do Procedury.
3. Członkiem Komisji nie może być:

1. Sygnalista;
2. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
3. osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4. osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
5. osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania (może nim być osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy tego typu);
6. osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

4. Po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, Komisja rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne w celu ustalenia zasadności wskazanych okoliczności, podejmuje z zachowaniem należytej staranności przewidziane w niniejszej Procedurze działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście.
5. Przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej należy dokonać w terminie 3 miesięcy od daty przyjęcia zgłoszenia lub w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, jeśli potwierdzenie miało miejsce.
6. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.
7. Weryfikacja zasadności zgłoszenia wewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego w oparciu o obowiązujące regulacje oraz informacje uzyskane z komórek organizacyjnych, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości.
8. Na wniosek osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń, każdy pracownik Spółki jest zobowiązany udzielić potrzebnych informacji lub udostępnić wnioskowane dokumenty, potrzebne do ustalenia wszystkich okoliczności rozpatrywanego zgłoszenia wewnętrznego.
9. Każdy pracownik Spółki jest zobowiązany do współpracy w zakresie niezbędnym dla prowadzonego postepowania wyjaśniającego, w szczególności do udzielenia potrzebnych informacji oraz stawienia się we wskazanym terminie w celu jego wysłuchania.
10. W toku postępowania upoważniona osoba odpowiada za zgromadzenie dokumentów potrzebnych do ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego, zaś podejmowane czynności utrwala w formie notatki służbowej.
11. Z wysłuchania pracowników wezwanych celem złożenia wyjaśnień sporządza się protokół.
12. Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, o których dowiedzieli się w czasie prowadzonego postępowania. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu postępowania.
13. Po dokonaniu weryfikacji zasadności zgłoszenia wewnętrznego i oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w jego treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem przez Komisję protokołu końcowego (dalej jako: „Protokół”):

1. potwierdzającego prawdziwość informacji o naruszeniu prawa;
2. niepotwierdzającego prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

14. Protokół w sprawie zgłoszenia wewnętrznego zawiera w szczególności opis naruszenia prawa, ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku zgłoszeń zasadnych, rekomendacje o stosownych działaniach w stosunku do osoby, której zgłoszenie dotyczyło oraz określa zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości. Wraz z Protokołem Komisja opracowuje propozycje dalszych działań, którymi w szczególności mogą być:

1. zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
2. przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
3. upomnienie pracownika, pozbawienie nagrody, premii itp.;
4. zmiany lub rotacje na stanowiskach;
5. wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
6. zmiany w wewnętrznych procedurach;
7. podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
8. złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
9. złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów),
10. poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).

15. Po zapoznaniu z informacją końcową w sprawie zgłoszenia wewnętrznego Spółka podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w tym w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

§ 8.

ZAKAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie w kontekście związanym z pracą Sygnalisty, któremu przyznana została ochrona w oparciu o przepisy niniejszej Procedury, w tym zabrania się stosowania względem Sygnalisty wszelkich działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania.
2. Zabronione jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie Sygnalisty pozostające w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, niedopuszczalne jest w szczególności stosowanie wobec Sygnalisty działań odwetowych w zakresie:

1. odmowy nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. niezawarcia umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżenia wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu;
6. pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą;
7. przeniesienia pracownika na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
10. niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinią o pracy;
12. nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. stosowania środków przymusu, zastraszania lub wykluczenia;
14. mobbingu;
15. dyskryminacji;
16. niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
17. wstrzymania udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnionego skierowania na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
19. działania zmierzającego do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Spółka udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami;
20. spowodowania straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21. wyrządzenia innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, ust. 3 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

6. Na Spółce spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 3, nie jest działaniem odwetowym.
7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.
9. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.
10. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.

 

§ 9.

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej Procedurze, w szczególności, gdy:

1. Spółka nie podejmie działań następczych lub nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej w obowiązującym terminie 7 dni; lub
2. Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody; lub
3. dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe; lub
4. w przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Spółkę z uwagi na okoliczności sprawy np. istnieje możliwość zniszczenia lub ukrycia dowodów lub istnieje możliwość zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury określonej niniejszej Procedurze nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
4. Szczegółowy tryb składania zgłoszeń zewnętrznych został opisany w Rozdziale 4 Ustawy.

 

§ 10.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. OCHRONA POUFNOŚCI

1. Przetwarzania danych osobowych, dokonuje się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości Sygnalisty wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
3. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w przypadku wszczęcia postępowania karnego.
4. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
5. Klauzula Informacyjna stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.
6. Klauzula Informacyjna wręczana będzie Sygnaliście przy zgłoszeniu bezpośrednim, lub przesłana pocztą tradycyjną lub e-mailem - w przypadku zgłoszenia pisemnego przesłanego pocztą tradycyjną lub złożonego za pośrednictwem poczty elektronicznej, oraz doręczana osobom, których dane uzyskane zostały od Sygnalisty.
7. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze jest Spółka.
8. Dane osobowe zgromadzone w Rejestrze przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9. Nieupoważnione osoby nie mają prawa uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

 

§ 11.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Za wdrożenie, stosowanie oraz aktualizację Procedury w przypadku zmiany aktualnie obowiązujących przepisów prawa odpowiedzialny jest Zarząd Spółki.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na
   trzy lata przez Zarząd Spółki.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 roku.
4. Procedura dostępna jest na stronie internetowej Spółki www.pht.pl oraz na stronach internetowych hoteli należących do Spółki: www.reytan.pl ; www.hotelhetman.pl
5. Załącznikami do Procedury są:

1. Załącznik nr 1 -  Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego;
2. Załącznik nr 2 -  Rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
3. Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna;
4. Załącznik nr 4 – Wzór upoważnienia.

 

Prezes Zarządu

Izabela Nalewajko